SI TODO ES URGENTE, NADA LO ES

Este tipo de gestión también puede ser generada por objetivos demasiado ambiciosos sin un plan de desarrollo trazado. Es importante ser conscientes que el sentido de urgencia no puede mantenerse eternamente dado que pierde significado como tal. “Gestionar contrarreloj constantemente es antiproductivo y afecta la calidad del producto o servicio brindado. Tener urgencia no significa hacer las cosas apresuradamente. En ocasiones puede tener que ver también con falta de comunicación”, explica.

EFECTO CONTRAPRODUCENTE

Una gestión del tiempo contrarreloj es antiproductiva y trae aparejada varias consecuencias negativas para el equipo de trabajo. Entre ellas, la especialista menciona:

1. Agotamiento. Reducción en la capacidad de concentración y fatiga.
2. Burnout o síndrome del quemado. Estado de agotamiento físico, emocional o mental que tiene consecuencias en la autoestima.
3. Ansiedad. Sentimiento de malestar y alerta continua que a la vez nos provoca miedo por lo cual podemos llegar a aplazar responsabilidades.
4. Desmotivación y problemas para dormir.

“Todos estos factores atentan contra el bienestar personal y laboral impactando en el clima laboral de la organización”, argumenta.

GESTIÓN SALUDABLE

Como empresas, claro está, podemos llevar adelante una gestión más saludable que sea beneficiosa para el trabajador y para la compañía. Como explica Romero, para dar posibles respuestas y soluciones en este sentido hay que empezar por entender dos conceptos: urgente e importante. 

1. Urgente: que necesita ser realizado o solucionado con rapidez o lo antes posible.
2. Importante: que tiene relevancia por su valor, magnitud, influencia u otras características.

“El desarrollo, crecimiento y solidez de una empresa depende de la organización. Aquí las claves son la definición de objetivos, la planificación estratégica, incluyendo definición de circuitos de trabajo habituales y de acción ante la urgencia para el producto o servicio que ofrezco y cómo se resolvería. Y, por último, poder diferenciar y asignar tareas específicas a cada rol dado. Como se articula y organiza la estructura afectará la productividad y eficiencia y permitirá un mayor enfoque y concentración de cada colaborador”, detalla Romero.

El cambio de una gestión basada en la urgencia a otra que se enfoque en lo importante lo marcará la capacidad de tomar medidas activas y proactivas generadas por la observación de resultados y proyección de objetivos a corto, mediano y largo plazo. “Con acciones correctivas como la definición de objetivos cuantificables, establecer procesos, usar tecnología, documentar y estructurar actividades se puede establecer un orden que permita a las personas lograr un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal”, ejemplifica la especialista. 

También se trata de disponer de las personas y elementos para que la urgencia sea un caso aislado siempre que la actividad así lo permita, o en caso de que sea una constante incluirla dentro de la normalidad de la empresa y diagramarla.

EJERCICIO PRÁCTICO

Una vez definidos los puntos anteriores, la matriz de Eisenhower puede ser útil para clasificar los pendientes y lograr un mayor equilibrio entre la vida laboral y personal. ¿Cómo funciona? Realizar una grilla con 4 cuadrantes:

• En el primer cuadrante, margen superior izquierdo, ubicamos todas las tareas importantes y urgentes. Es decir, aquellas que necesitan resolución a corto plazo.
• En el segundo cuadrante, sobre el margen superior derecho, colocamos todos aquellos pendientes que son importantes, pero no urgentes y que por lo tanto pueden realizarse a mediano o largo plazo.
• El tercer cuadrante, margen inferior izquierdo, aplica para todo aquello que es urgente pero no prioritario y que podemos delegar.
• El cuarto y último cuadrante contiene todo aquello que puede eliminarse por representar una pérdida de tiempo y no agregar ningún beneficio o valor.