QUÉ EVITAR EN LOS MAILS

Hace un tiempo escribimos sobre la posibilidad que plateaban algunos especialistas de que el correo electrónico desaparezca en algún momento del ámbito corporativo. ¿Por qué? Por la irrupción de distintas herramientas más dinámicas para el trabajo grupal como WhatsApp, entre otras cuestiones. Sin embargo, por ahora, sigue siendo un canal muy usado en el mundo corporativo y para que siga teniendo valor es importante dejar atrás errores y latiguillos propios de los mails que generan mal humor a los destinatarios, confusiones o lo que es peor ¡llegar al punto de convertirnos en personas spam!

Hay cosas que debemos evitar y otras considerar. Cómo escribimos un correo, cómo lo dirigimos, a quiénes copiamos y a quiénes respondemos, entre otras, son cosas que marcan la diferencia. Punto por punto:

 

Tono de nuestro correo. Escribir es todo un arte y, a diferencia de una charla donde podemos marcar y ajustar nuestro mensaje con el tono de nuestra voz o expresiones faciales y gestos corporales, con las palabras no tenemos esa opción. Por eso hay que ser directos y claros con la intención del correo, y cordiales en la comunicación.

Asunto elegido. El título o asunto del mail es clave: será el que garantiza ser leído. Este debe simplificar el objetivo del mail, y con su sola lectura el receptor debe entender de qué se trata. Evitar acá las palabras ‘URGENTE’ O ‘IMPORTANTE’ (sobre todo en mayúscula ya que en el mundo escrito significa levantar la voz). Si algo es urgente o muy importante siempre está la opción de contactarse por otro medio. Y como dijimos antes, si el asunto elegido es el correcto, el receptor lo abrirá rápidamente.

Saludo y destinatario. Siempre se recomienda que el saludo sea atemporal. Y qué el destinatario sepa que nos estamos dirigiendo a él. Esto es fundamental, sobre todo, en los mails que hay copiada más de 1 persona. Si ponemos. “Buen día a todos” nadie sabe a quién está dirigido y puede pasar que nadie responda. En cambio, si ponemos “Buen día María”, ella sabrá que el mail está dirigido para ella.

Cuerpo del mail. Es primordial cuidar la extensión del correo. Nadie lee mails eternos. Por eso, en los tres primeros renglones debe quedar claro la necesidad de este. También se pueden utilizar recursos como subrayado o negrita para destacar palabras o frases claves.

Despedida y firma. Por más que el correo tenga un pie de firma de la empresa siempre debe haber una despedida escrita por el remitente que denote cierta cercanía. Dependiendo el destinatario podrá ser más formal, como el clásico “Saludos cordiales”, o más relajados como “qué tengas un buen día”, “saludos”, “Estamos en contacto”, etc.

 

ERRORES POR DESTERRAR

Cómo dijimos hay muchos latiguillos que tenemos incorporados y que debemos dejar atrás.

 

1. Copiar a todos. Casi de manera automática copiamos a un montón de gente cuando mandamos un correo: al que queremos escribirle, al jefe por las dudas, al compañero por si acaso, a nuestro jefe para que esté en tema… y así la lista de personas copiadas se hace eterna. Acá la clave es preguntarse: “¿si fuera una reunión sería necesario que esta persona esté?”. Si la respuesta a esa pregunta es negativa, esa persona se va del correo. No hay que copiar por las dudas, en caso de si… Y como dijimos antes: si hay más de una persona copiada debemos dirigir el mail al destinatario primario así sabe que él tiene que responderlo.
2. Responder a todos. Primo hermano del error anterior. ¿Hay algo más molesto para uno estar en una cadena y recibir el famoso “gracias” o “me encargo del tema” que el destinatario del correo envía a todos los que están en copia? Claro que es muy molesto. Evitar responder a todos salvo que sea una respuesta puntual qué todos los involucrados deban conocer.
3. Adiós a la escritura en mayúscula. Como dijimos en el mundo digital escribir palabras todas en mayúscula significa gritar. Por eso evitarlas. Si queremos llamar la atención o destacar algo, elegir el subrayado o la negrita.
4. No al mail robot. Si bien a veces el tiempo nos apremia, es importante dar un saludo al comienzo e introducción. ¿O acaso alguna vez entramos a una oficina y entregamos un informe sin siquiera decir hola o golpear la puerta?

 

Fuente: Entrepreneur.com