HOT DESKING

En los últimos años los entornos laborales –potenciado por la pandemia– cambiaron y mucho. Fueron evolucionando a un camino de mayor flexibilidad en cuanto a los formatos. En ese sentido, el Hot Desking es una tendencia que pisa fuerte. Quizás ya conocida para los profesionales independientes o los que hacen uso de espacios de coworking, está menos familiarizada en las organizaciones tradicionales. ¿Qué es el Hot Desking? Es un modelo que trata de no asignar espacios fijos de trabajo a personas o departamentos de las empresas. Se pone a disposición de los empleados la totalidad de puestos disponibles en la organización, para que puedan elegir cada día el que mejor les resulte. Con este modelo dinámico, moderno y de trabajo colaborativo se busca promover la flexibilidad, la creatividad y una comunicación fluida entre todos.  

---

SU ORIGEN

El término tiene su origen en los antiguos marines y su expresión “Hot Racking” que hacía referencia al sistema que utilizaban para compartir camarotes y literas, debido a la escasez de camas. Había turnos para descansar y la palabra hot se puso porque las camas no tenían tiempo de enfriarse entre turno y turno ya que siempre estaban ocupadas. La historia de los marines quedó atrás y desde la década del 90 se empezó a exportar a las empresas. Incluso hay varias multinacionales que adoptaron este modelo desde hace varios años, previo a la pandemia y el cambio laboral. 

---

MODELO DINÁMICO Y COLABORATIVO

Sin duda este modelo tiene grandes beneficios y el foco está puesto en promover la libre elección del lugar de trabajo, optimizando espacios y una mejora en el entorno laboral. Esto trae aparejado un ambiente laboral más flexible, productivo y con una comunicación más fluida. Al estar los diferentes departamentos compartiendo espacios, fluye la comunicación y se potencia la creatividad de equipos. 

¿Es el Hot Desking adecuado para todas las empresas? Esta práctica quizás no puede adaptarse a todas las compañías por diversos factores o necesidades puntuales. También puede ser compleja de implementar para algunos empleados que están habituados a su espacio.

---

VENTAJAS Y DESVENTAJAS

Nada es absoluto y como todo modelo tiene sus deficiencias, pero para nosotros ¡son más los puntos a favor! Se trata siempre de ir en la búsqueda del equilibrio…

¿CUÁLES SON LOS BENEFICIOS DEL HOT DESKING?

• Fomenta el trabajo colaborativo y flexible y potencia la creatividad.
• Brinda adaptación al entorno. Al poder elegir aleatoriamente diferentes espacios, el trabajador puede estar un día en un ambiente más general y compartido, y otro en un espacio más íntimo y privado, por ejemplo para una reunión. Además, la libre elección mejora la motivación y la organización individual.
• Promueve la optimización de los espacios de trabajo. 
• Mejora el ambiente laboral. Al cruzarse cada día con otros compañeros se conoce más gente y se amplían las relaciones interpersonales.
• Incrementa la productividad. Al estar con otros equipos en un mismo espacio es más simple organizar los proyectos conjuntos. 
• Funciona excelentemente con la modalidad del trabajo híbrido, elegida hoy por muchas empresas. 
• ¡Y, además, para las organizaciones es una reducción de costos ya que no tienen que alquilar y mantener grandes oficinas! 

ALGUNOS PUNTOS BAJOS

• El espacio grande compartido puede generar discomfort para las personas que necesitan silencio para sus tareas.
• Puede impactar en algunas personas (quizás las generaciones +50) por la impersonalidad que puede dar no tener un espacio propio.

 

• Para la organización, adaptar su formato de trabajo a este modelo requiere de la inversión de algún software, tecnología o rediseño del espacio. 

 

---

CLAVES PARA QUE SEA EXITOSO

Por supuesto que esto no puede implementarse de un día a otro. Requiere de planificación, entrenamiento y entendimiento de la cultura empresarial. Saber la cantidad de trabajadores con los que cuenta la empresa, si este modelo va con las organización, qué se tiene que considerar y qué no se puede dejar pasar.

A continuación compartimos unas variables que sí o sí hay que tener en cuenta:

1. Adoptar un software de gestión para la reserva de espacios. La tecnología es gran aliada para este modelo. No queremos que ninguna persona se quede sin su espacio o que dos equipos tengan la idea de usar el mismo espacio el mismo día. Un software de reservas es la mejor manera de evitar conflictos o malentendidos.
2. Disponer de lockers o espacios de guardado. Si bien con el formato híbrido el escritorio del trabajador está en su mochila, es importante tener un locker o espacio de guardado para que los trabajadores puedan dejar allí sus pertenencias o lo que necesiten luego de la jornada laboral.
3. Tener infraestructura de calidad y tecnología de punta. Los espacios deben estar pensados y diseñados con la mejor calidad y funcionalidad. Cómodos y duraderos. Además, se debe contar con buena infraestructura tecnológica para poder abastecer a todos los empleados. La red de WIFI es clave.

En un entorno tan cambiante como el de hoy la flexibilidad de todos es lo que manda.