REUNIONES: ¿PÉRDIDA O GANANCIA?

El tiempo es uno de los recursos más valiosos que tiene cualquier trabajador y usarlo correctamente es el mejor sinónimo de productividad laboral. Pero hay una actividad, muy común en los ámbitos laborales, que muchas veces atenta contra el uso correcto del tiempo: las famosas reuniones. Según estadísticas, el 50% de las reuniones que se hacen en las empresas podrían evitarse. Por eso antes de agendar una reunión es fundamental que nos preguntemos si es estrictamente necesario o se puede resolver de otra forma (mail o herramientas digitales colaborativas).

Si la reunión es necesaria –muchas veces lo son– hay ciertos parámetros que debemos contemplar para que no sean una pérdida de tiempo y nadie salga con la sensación que podría haberse evitado el encuentro. Algunos consejos para reuniones eficaces y productivas.

1. Definir un objetivo claro. Enviar una agenda clara y concisa de los puntos a tratar. Todos deben saber de antemano a qué van. Si el que convoca la reunión necesita que los invitados lean información o documentos, deben enviarse antes. Pero atentos: es muy importante que sean breves. Nadie lee documentos eternos.

2. Convocar a los asistentes correctos y necesarios. Un error muy habitual es invitar gente por las dudas. Convocar solo a los necesarios y que tengan poder de decisión; ya que si la persona no puede decidir sobre el tema en cuestión, la reunión no tiene sentido.

3. Realizar reuniones breves. ¡Cuidado con el tiempo! Como dijimos al comienzo, el tiempo es un recurso muy valioso que no hay que desperdiciar. Según estadísticas, la mitad del tiempo se suele usar para temas que no tienen que ver con la reunión. Por eso, en la medida de lo posible, planificar hora de comienzo y fin para que no se convierta en un encuentro eterno. Hay que saber que la atención de los presentes decae al cabo de los 45 minutos.

4. Definir los roles dentro de la reunión. El líder es el que convoca, lleva la reunión adelante y organiza los tiempos de cada uno. Luego, debe haber una persona que tome notas para luego enviar la minuta con lo acordado y el plan de acción.

5. Evitar las distracciones. En la medida de lo posible, sugerir a los invitados que concurran sin teléfono ni computadora (salvo que deban usarla en la reunión). Es clave que todos prestemos atención, evitemos distracciones y así tener una reunión de manera ágil.

6. Decisiones claras, resumen, y plan de acción. Al finalizar cada uno debe tener en claro qué hacer y en cuánto tiempo. Repasar y enviar minuta por correo.

¡Esperamos que puedas aplicar estos consejos y que, a partir de ahora, las reuniones sean más efectivas y productivas!