PRODUCTIVIDAD INTEGRAL

“La productividad integral es un conjunto de estrategias y herramientas orientadas a que todos podamos lograr dos objetivos interconectados: cumplir de forma más eficiente con nuestras obligaciones y poder disponer de más tiempo y energía para dedicarnos a lo que más nos importa”, comienza explicando Diego Kerner, director académico de los Programas de Productividad Integral y Bienestar para una mejor performance de la Universidad Torcuato Di Tella (UTDT).

Este concepto es una evolución respecto a la productividad de primera generación – como tradicionalmente era conocida– porque incorpora la idea de ‘para qué’.  De qué forma ser más productivos nos acerca más a nuestro propósito de vida y en qué dimensiones de nuestra vida. Asimismo, la productividad integral reconoce que, si bien la gestión del tiempo y las prioridades son fundamentales, es una estrategia incompleta si además no somos capaces de maximizar nuestra energía física y mental y no logramos desarrollar la habilidad de enfocar nuestra atención en la tarea que tenemos por delante.

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TIEMPO, ENERGÍA Y ATENCIÓN

Para Kerner, sin duda, el tiempo, la energía y la atención son los tres ejes que debemos articular y aprender a gestionar para volvernos más productivos, tanto en lo laboral como en lo personal.

En cuanto a la gestión del tiempo, Kerner se refiere a adquirir maestría en fijar nuestras prioridades, diferenciar lo urgente de lo importante, tener un método para manejar nuestra agenda y listas de pendientes. También incluye identificar en qué momento del día estamos más lúcidos para determinadas tareas y debemos proteger esos espacios ya que allí resultamos más efectivos. Y acá Kerner introduce el concepto del ciclos circadianos –desarrollado por los premios Nobel de medicina Rosbash y Young– al proponer tomar el día como una serie de sprints de 45 a 60 minutos, seguidos siempre por un período de recuperación de 10 a 15 minutos. También sugiere sumar estrategias y tips para reducir lo que él llama “reunionitis”, que no es más ni menos que un exceso de reuniones que resultan una pérdida de tiempo y un drenaje de energía por lo ineficiente que resultan.

Y acá se une con el otro eje clave, la energía. “¡Si nos dieran una hora extra por día seguramente no tendríamos energía para aprovecharla! De ahí que surge la necesidad de aprender a gestionar nuestra energía para potenciarla”, afirma. Hay que ser conscientes que los niveles de energía dependen de una nutrición adecuada (bajos índices glucémicos, hidratación, la ingesta de mucha fruta, verduras y proteínas de calidad, etc.), el descanso (7 horas mínimo de sueño de calidad por noche), la actividad física (45 minutos de caminata ligera tres veces por semana es lo mínimo recomendado) y la gestión del estrés, aprendiendo a que sea nuestro aliado y no un vaciador de energía y generador de potenciales enfermedades.

Por último, las neurociencias han realizado importantes descubrimientos ligados a los beneficios en nuestra capacidad cognitiva (tanto de análisis como de imaginación) si entrenamos el poder hacer foco con total atención en una tarea. “Esto genera que demoremos menos tiempo; que lo que hagamos tenga menos errores y que suframos menos estrés. El prefrontal (que cumple un rol clave en lo que es cognición) no puede desarrollar dos tareas al mismo tiempo. Lo que hacemos cuando optamos por el famoso multitasking es saltar de una tarea a otra en microsegundos, perdiendo eficiencia y calidad”, argumenta Kerner.

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HERRAMIENTAS PARA PONER EN PRÁCTICA

Como explica Kerner, lograr ser más productivos desde una perspectiva integral nos va a permitir cumplir con nuestros compromisos diarios en menor tiempo, pudiendo así disponer de más tiempo y energía para dedicarlo a lo que nos importa, nos gusta, nos realiza. Asimismo, vamos a lograr estar menos estresados en lo que hagamos. Él nos sugiere aplicar estas estrategias:

1. Dedicar tiempo a las cosas importantes que no son urgentes, pero que de no hacerlas luego nos explotan en la cara. ¿Ejemplos? Construir relaciones, planificar, salir a detectar oportunidades de negocios, ir al dentista, etc. ¡Una idea es agendarlas!
2. Limitar a no más de 1 hora el uso de pantallas en lo que es entretenimiento pasivo. Se refiere a scrollear eternamente Instagram, Facebook, TikTok o YouTube sin deliberadamente estar buscando algo específico. Esto nos va a permitir contar con más tiempo para cumplir con las tareas importantes y no urgentes del punto anterior.
3. Anotar TODOS los pendientes en un solo lugar físico y arrancar cada día identificando las 3 cosas más importantes que queremos lograr.
4. Planificar en nuestra agenda algo de caos. No existen días perfectos como el de la agenda y es mejor saber que al menos 1 hora por día la vamos a perder en urgencias y temas que de pronto aparecen. Solemos, en general, sobreestimar la cantidad de cosas que podremos llevar a cabo en un día, lo cual no solo nos genera frustración, sino también incumplir con determinados compromisos.
5. Blindar y proteger los espacios de tiempo en los que somos más lúcidos y dedicarlos a las tareas más importantes.
6. Dormir 7 horas. No utilizar pantallas 45 minutos antes de acostarnos. Está demostrado que una hora menos de sueño –además de traer inconvenientes a largo plazo– equivale a 10% menos de IQ.
7. Hacer una cosa a la vez; evitar el multitasking salvo que sea con tareas muy operativas.
8. Introducir períodos estratégicos de recuperación durante el día. 10 minutos luego de cada hora de concentración o una siesta de 20 minutos funcionan perfecto. Estos períodos nos van a resetear y permitir ‘performar’ en nuestro punto máximo.

Para finalizar, Kerner asegura que además de las recomendaciones para incrementar la productividad individual, las organizaciones tienen la responsabilidad de diseñar espacios y procesos de trabajo que ayuden a potenciar los talentos de las personas y no obstaculizarlos. “Soy partidario de dos propuestas específicas: limitar el tiempo de cualquier reunión a 45 minutos y permitir espacios de trabajo individual sin interrupciones (al menos semanales)”, concluye.