ORGANIZACIÓN DIGITAL

El orden y la organización son claves en el mundo laboral. Siempre hablamos de la importancia de tener nuestro escritorio en orden, nuestros papeles en su lugar y rescatamos que solo el orden nos permite trabajar bien. ¿Pero qué pasa con el caudal de información y material digital que manejamos hoy en día? ¿Qué sucede en el mundo digital? ¿Somos ordenados? Aquí la respuesta puede ser diversa dependiendo de la persona, pero a grandes rasgos en el mundo digital somos un poco más “caóticos y desprolijos” que en el mundo físico. Por eso, hoy queremos compartir las claves para organizar los correos, los chats y toda la información digital ¡Con la que contamos en nuestro día a día!

 

• CORREOS ELECTRÓNICOS. La bandeja de entrada puede resultar una pesadilla ¡Y más si pasaron varios días sin nuestro control! Se pueden acumular muchos correos y no mantener el orden puede generar ansiedad por la lista de “pendientes de respuesta”. Si bien es una verdad de Perogrullo es fundamental tener los correos al día. Si ya acumulamos muchos, lo ideal es tomarnos un cierto tiempo (por ejemplo, media hora al día por una semana) para sacar lo acumulado. Otras claves: desuscribirnos a todo lo que no necesitamos y que dijimos que sí en algún momento. Si no leímos ese correo cuando nos llegó, es porque no lo necesitamos. También desactivar las notificaciones y controlar que funcionen bien los antivirus para no recibir spam innecesario. Además, reiterar el pedido a nuestros compañeros de no copiarnos si no es necesario. Un tip extra para el orden: todos los proveedores de mails tienen la opción de dividir los correos en varias bandejas de entrada. ¡Aprovechemos esta herramienta para crear carpetas, filtros u etiquetas para categorizarlos!
• CHATS DE EMPRESA. Casi todas las plataformas utilizadas por las empresas hoy en día ofrecen en el paquete de aplicaciones chats para comunicarse entre todos los usuarios del mismo dominio. Por ejemplo, aquellos que usan el paquete Microsoft tienen Teams, mientras que quienes eligen Gmail Business cuentan con Meet & Hangouts, etc. En este caso es clave aprovechar las etiquetas para marcar nuestros estados (disponible, no disponible, ocupado, etc.) así el interlocutor sabe cuándo no estamos para respuesta inmediata. Tomarnos ciertos momentos cada hora para chequearlo. Antes de terminar el día, revisar todos los chats y dar respuesta.
• WHATSAPP Este caso es complejo porque se usa tanto a nivel profesional como personal y por lo tanto convive un montón de información con notificaciones, alertas y comunicaciones continuas. Lo primero para el orden es evitar los grupos: solo estar en los estrictamente necesarios. Darnos de baja en los que nos agregan sin consultar. Para lo laboral, elegir el chat de la empresa. Tomarnos 2 o 3 veces al día para responder y revisar las consultas.
• DOCUMENTOS COMPARTIDOS. Hoy en día trabajamos en línea cada vez más. Más allá de la plataforma elegida (DRIVE, DROPBOX, etc.) organizar los documentos en carpetas por proyectos y áreas de trabajo. NUNCA RESUSCRIBIR VERSIONES (jamás podemos bajar un documento y volver a subirlo), sino trabajar en línea para respetar lo que pueda estar haciendo otra persona. ¡Es clave sincronizar! Y si necesitamos bajar una copia por algo puntual, esa no debe subirse más. EN LOS DOCUMENTOS COMPARTIDOS SOLO SE TRABAJA EN LÍNEA.
• DOCUMENTOS PROPIOS. Comprende todo el material que tenemos en nuestro dispositivo: planillas de Excel, Presentaciones de PPT, PDFS, Word, imágenes, videos, etc. y aquí el orden y la organización en carpetas son mandatorios. La sugerencia es comenzar dividiendo por año, luego proyectos o clientes y luego por entregas o trabajos. Siempre se pueden sumar las subcarpetas que sean necesarias para lograr más organización. Cada tema debe tener su arbolito guía.

 

IMPORTANTE: eliminar todo lo que no necesitamos o no vamos a usar más. Esto vale para chats, mails, documentos, etc. Y si somos del equipo que nos da miedo perder algo “por las dudas” está la opción de generar alguna copia de seguridad en la nube. Pero, como dijimos antes, si no lo usaste por tanto tiempo o ya no lo necesitás ¡Lo mejor es eliminar!

 

Notas relativas:

https://www.experta.com.ar/blogg/orden-y-optimizacion-digital/